Preparación de impuestos para pequeñas empresas

Lista de verificación de preparación de impuestos para pequeñas empresas

La temporada de impuestos puede ser desafiante y abrumadora para el propietario de una pequeña empresa. Para estar al tanto de los impuestos, es necesario estar organizado. Hay muchos formularios, plazos y deducciones en los que pensar. Creamos una lista de verificación de preparación de impuestos para pequeñas empresas para 2023 para ayudarlo con la preparación de impuestos.

Utilice esta lista de verificación para presentar sus impuestos de pequeñas empresas con precisión y a tiempo. Incluye todo lo que necesitas: documentos e información. Utilice esta lista para reducir el estrés, aumentar las deducciones y seguir las reglas del IRS. En 2023, la preparación de impuestos para las pequeñas empresas es crucial. A continuación encontrará una lista de verificación que le ayudará a administrar sus impuestos con confianza.

1. Comprenda los tipos de impuestos comerciales

Todas las empresas deben pagar diversos impuestos al IRS y al estado. Es bueno comprender los tipos de impuestos comerciales. Los propietarios de pequeñas empresas deben cumplir con sus obligaciones tributarias federales y estatales. Su empresa puede deber cinco tipos de impuestos, ya sea que sea una empresa unipersonal, una sociedad, una corporación S o una corporación C.

Impuesto sobre la renta

Los impuestos sobre la renta se basan en los ingresos generados por una empresa y se pagan tanto a nivel federal como estatal. Sus obligaciones fiscales para una pequeña empresa dependen de su estructura registrada o tipo de entidad.

Las corporaciones C pagan impuestos dos veces a nivel de empresa y cuando los individuos obtienen una acción. Las corporaciones C pagan impuestos en función de los ingresos netos de la empresa a nivel de entidad. Si la Corporación C paga dividendos, se le aplicarán impuestos en la declaración del impuesto sobre la renta personal del individuo.

La tasa del impuesto federal sobre la renta actual es del 21 % para las corporaciones C.

Otros tipos de empresas, como empresas unipersonales, sociedades y corporaciones S, pagan impuestos a nivel individual. Sin embargo, es diferente para las corporaciones C. Las empresas unipersonales figuran en su formulario de impuestos 1040. Pero las sociedades y las corporaciones S deben presentar declaraciones de impuestos para mostrar cuánto dinero ganó o perdió la empresa.

Las entidades de flujo directo informan sus ingresos a nivel de entidad y luego en el Anexo K-1 para individuos.

La Corporación C paga impuestos, mientras que la Sociedad y la Corporación S no pagan impuestos federales. Los dueños de negocios son responsables de declarar el dinero y los costos de su negocio en sus formularios de impuestos. Luego, los impuestos sobre la renta se pagan según el tramo impositivo en el que se encuentre.

El impuesto estatal sobre la renta de una empresa varía de un estado a otro y potencialmente de una ciudad a otra. Si su negocio está en diferentes áreas y cumple con un nexo económico, debe presentar impuestos en varias ubicaciones estatales y locales. Las reglas para el nexo económico pueden resultar confusas. Debe hablar con su asesor fiscal si necesita aclarar si se aplican a usted.

Impuestos estimados

Las empresas deben pagar impuestos cada tres meses, lo que se denomina impuestos estimados. Las corporaciones C que esperan deber más de $500 deben pagar impuestos estimados. El propietario de un negocio debe pagar impuestos y las declaraciones de impuestos personales pueden deber más de $500.

Las fechas límite de impuestos estimadas para 2023 son las siguientes:

17 de enero de 2023: impuestos estimados adeudados para el cuarto trimestre de 2022.
18 de abril de 2023: impuestos estimados adeudados para el primer trimestre de 2023.
15 de junio de 2023: impuestos estimados adeudados para el segundo trimestre de 2023.
15 de septiembre de 2023: impuestos estimados vencidos para el tercer trimestre de 2023.
16 de enero de 2024: impuestos estimados adeudados para el cuarto trimestre de 2023.

Cuando un feriado o fin de semana cae en una fecha de vencimiento de impuestos, los impuestos deben pagarse el siguiente día hábil.

Impuestos sobre el trabajo por cuenta propia

Si tienes un negocio por tu cuenta o con un socio y trabajas activamente en él, debes pagar impuestos de trabajo por cuenta propia. Los trabajadores autónomos tienen que pagar un impuesto como el de la Seguridad Social y el Medicare. El tipo impositivo para los autónomos en 2023 será del 15,3%. Esto incluye dos partes: Seguro Social thacha (12,4%) y el impuesto al Medicare (2,9

Usted declara y paga impuestos sobre el trabajo por cuenta propia con su declaración de impuestos en el Anexo SE.

Impuestos sobre el empleo

Si tiene empleados, paga impuestos sobre la nómina. Los impuestos sobre el empleo incluyen:

Impuestos de Seguridad Social y Medicare.
Retención de impuestos federales y estatales sobre la renta.
Impuesto federal de desempleo.

Asegúrese de tener un método para guardar y enviar estos impuestos regularmente durante todo el año.

Impuesto especial

Es posible que su empresa tenga que pagar impuestos adicionales por ciertos bienes o servicios, conocidos como impuestos especiales. Los impuestos especiales se aplican a productos como el alcohol, el tabaco y la gasolina. La mayoría de las pequeñas empresas, como los salones de bronceado bajo techo y las aerolíneas, también deben pagar estos impuestos. Si su empresa paga impuestos especiales, conozca las reglas para declararlos y pagarlos.

Si necesita ayuda con sus impuestos, lo mejor es hablar con un experto en impuestos. Ellos pueden asesorarlo sobre los requisitos impositivos federales, estatales y locales de su empresa.

2) Sepa qué formularios de impuestos comerciales debe presentar

Las empresas deben utilizar formularios fiscales distintos para informar ganancias, deducciones, pérdidas y créditos al IRS. Estos son algunos formularios del IRS de uso común:

Utilice el Anexo C cuando presente sus impuestos (Formulario 1040) y sea propietario único. Le permite informar los ingresos, gastos, ganancias y pérdidas de su empresa.
Anexo K-1: si es propietario de una corporación o sociedad S, debe completar el Anexo K-1. Este formulario ayuda a informar detalles sobre el dinero, gastos, créditos y otras cosas importantes de la empresa a los propietarios.
Utiliza el Formulario 1099-MISC para informar el alquiler pagado a los propietarios o los pagos realizados a los abogados. Si realiza esos pagos, su empresa debe emitir un 1099-MISC a los destinatarios e informarlo al IRS.
Si su empresa paga a trabajadores independientes o contratistas, debe informar esos pagos al IRS mediante el formulario 1099-NEC.
Formulario 1120: este formulario está diseñado específicamente para corporaciones C. Lo utilizas para informarle al IRS sobre el dinero, como cuánto ganó y gastó tu corporación C.

Más información

Formulario 1120-S: si tiene una corporación S, debe presentar el Formulario 1120-S. Puede utilizar este formulario para informar sobre el dinero de su corporación S, como ingresos, deducciones, créditos y otra información importante. El formulario 1120-S debe presentarse por separado de su declaración de impuestos sobre la renta personal.
Formulario 1065: si opera una sociedad, debe presentar el Formulario 1065. Una empresa utiliza este formulario para informar sus ingresos y gastos y cualquier impuesto. deducciones o créditos. Es para su asociación. Debe presentar el Formulario 1065 por separado de su declaración de impuestos como lo hace con el Formulario 1120-S.
Formulario 720: este formulario se utiliza para declarar los impuestos especiales aplicables a su negocio. Los impuestos especiales son impuestos sobre determinados productos o servicios. Puede utilizar el Formulario 720 para declarar y pagar estos impuestos al IRS.

Hable con un experto en impuestos y determine qué formularios debe completar y cómo hacerlo correctamente. Puede recibir de ellos orientación específica sobre impuestos y estructuras comerciales.

3) Crear un calendario de presentación de impuestos

Es importante recordar los plazos de impuestos para evitar multas y sanciones. Haga un calendario fiscal con todas las fechas de vencimiento de impuestos, como impuestos estimados, impuestos sobre la nómina y otras presentaciones. Tenga en cuenta cualquier cambio en los plazos por parte del IRS o las autoridades fiscales estatales. Hay dos métodos para asegurarse de completar la fecha límite de impuestos. Primero, puedes configurar recordatorios para ti mismo. En segundo lugar, puede utilizar un software de contabilidad fiscal con alertas de fecha límite. Ambas opciones lo ayudarán a mantenerse organizado y presentar sus impuestos a tiempo.

Aquí están las fechas clave que debe incluir en su calendario fiscal de 2023:

La fecha límite para entregar formularios W-2 a empleados y formularios 1099 a contratistas es el 31 de enero de 2023. Además, debe enviar copias de estos documentos tributarios al IRS antes de esta fecha.
Las empresas deben presentar el Formulario 1099 o el Formulario 1096 antes del 28 de febrero de 2023.
Las sociedades, las corporaciones S y las LLC de varios miembros deben presentar declaraciones de impuestos antes del 15 de marzo de 2023.
Antes del 18 de abril de 2023, debe completar su declaración de impuestos si es una LLC de un solo miembro, un propietario único o una corporación C y seguir el año contable normal.
18 de abril de 2023: el pago del impuesto estimado del primer trimestre vence en esta fecha. Es necesario calcular cuánto debes y pagar los impuestos estimados para evitar que te multen por no pagar lo suficiente.

Luego en junio

15 de junio de 2023: el pago del impuesto estimado del segundo trimestre vence en esta fecha. Asegúrese de calcular y enviar al IRS el pago de impuestos previsto para que siga siendo legal.
15 de septiembre de 2023: el pago del impuesto estimado del tercer trimestre vence en esta fecha. Recuerde calcular y pagar sus impuestos estimados para cumplir con sus obligaciones tributarias.
Las sociedades, corporaciones S y LLC de varios miembros que solicitaron una extensión deben presentar su declaración de impuestos antes del 15 de septiembre de 2023.
Si es una LLC de un solo miembro, un propietario único o una corporación C que obtuvo una extensión, debe presentar su declaración de impuestos antes del 16 Octubre de 2023.
16 de enero de 2024: el pago del impuesto estimado del cuarto trimestre vence en esta fecha. Asegúrese de calcular y enviar el pago de su impuesto estimado para cumplir con sus obligaciones tributarias.
El día siguiente es la fecha de vencimiento para las declaraciones de impuestos y los pagos los fines de semana y días festivos.

Mantener un calendario de impuestos lo ayudará a mantenerse organizado y cumplir con los plazos de impuestos. SI CUMPLE CON ESTA REGLA, el IRS no impondrá multas ni sanciones. Comuníquese con un profesional de impuestos para obtener ayuda o si tiene preguntas. Pueden brindarle ayuda humana personalizada según la situación de su negocio.

4) Reúna los documentos necesarios para la declaración de impuestos comerciales

Ordene sus documentos financieros y recopile los documentos que necesita para presentar los impuestos de su pequeña empresa. Esto incluye:

Generalidades:

Su empresa tiene un número de identificación único llamado identificación fiscal federal. Se lo proporciona el IRS.

Número de Seguro Social: su número de identificación personal a efectos fiscales.

Es fundamental conservar copias de sus declaraciones de impuestos anteriores durante un máximo de 3 años para las presentaciones estatales y federales. Puede utilizar la declaración de impuestos del año pasado como referencia.

Impuestos sobre la renta empresarial:

Diarios y libros de contabilidad contables: registros detallados de sus transacciones financieras.

Puede recibir una descripción general de la salud financiera de su empresa a partir de un balance y un estado de resultados.

Necesita documentos para demostrar sus transacciones comerciales. Pueden ser recibos de venta o facturas de compra.

Boletas de depósito bancario: Comprobante de los ingresos de su negocio a través de depósitos bancarios.

Extractos de cuentas bancarias muestran la actividad financiera y las transacciones de su empresa.

Realizas un seguimiento de las facturas de dos maneras: las que recibes de los proveedores y las que entregas a los clientes.

Chequera: un registro de los cheques emitidos por su empresa.

Los extractos de la tarjeta de crédito registran las transacciones realizadas con la tarjeta de crédito de su empresa.

Si utiliza vehículos con fines comerciales, lleve un registro de las millas recorridas y los gastos en un registro.

Gastos relacionados con el negocio:

Reúna los recibos degastos agrupados en las siguientes categorías:

Suministros: recibos de suministros generales de oficina.

Su empresa tendrá gastos continuos como alquiler, facturas de servicios públicos y tarifas de suscripción mensual. Guarde los recibos de estos costos.

Entretenimiento/Viajes: Recibos de gastos de viaje y entretenimiento relacionados con el negocio.

Costos de marketing/publicidad: recibos de los gastos comerciales incurridos para promocionar su negocio.

Los honorarios profesionales son pagos a expertos en impuestos, como abogados, contadores y otros. Guarde los recibos de estos pagos.

Obtenga documentos sobre sus planes de seguro individuales y grupales, pólizas de vehículos de empresa y otros seguros importantes para su negocio. Esos son los detalles de su póliza de seguro.

Enumere los programas de depreciación de cada pieza de equipo o activo utilizado en su negocio.

Impuestos sobre el empleo:

Formularios de empleado:

W-9: Certificados de retención de impuestos para empleados.
I-9: Verificación de la situación laboral legal del empleado.
W-2: declaraciones de salarios e impuestos de cada cliente/empleado.
1099: Resumen de honorarios y pagos realizados a subcontratistas y servicios profesionales.

Informes de nómina:

Nómina mensual bruta.
Deducciones totales retenidas del salario bruto de los empleados.

Deducciones por oficina en casa:

Metrajes cuadrados de espacio para oficinas.
Metrajes cuadrados totales de la casa.
Interés hipotecario o alquiler pagado.
Utilidades.
Póliza de seguro.

Lista de verificación de deducción de impuestos para pequeñas empresas:

Puede realizar un seguimiento fácil de las deducciones de impuestos comerciales descargando una lista de verificación. Utilice esta lista de verificación para reunir los documentos que necesita para sus impuestos comerciales. Puede preparar sus impuestos solo o contratar a alguien, pero utilice esta lista de verificación para ayudarlo. Facilitará la presentación de impuestos para su pequeña empresa.

Recuerde mantener todos sus documentos fiscales organizados y fácilmente accesibles. Si no está seguro o tiene preguntas, es bueno consultar a un profesional de impuestos para obtener ayuda y asesoramiento.

5. Anotación de deducciones y créditos fiscales comunes

Las deducciones y créditos fiscales ayudan a reducir los impuestos de sus pequeñas empresas. Utilice estas oportunidades para deducir ciertos gastos e inversiones de sus impuestos. Esto disminuirá los impuestos que debe pagar cuando presente su declaración. Es importante conocer las deducciones y créditos que las pequeñas empresas pueden utilizar para los impuestos. Esto le ayudará a gestionar mejor sus impuestos.

Deducciones fiscales para pequeñas empresas

Existen muchos tipos de deducciones fiscales para pequeñas empresas a las que usted podría ser elegible. Las empresas tienen muchos gastos como publicidad, honorarios legales, alquiler y facturas de teléfono e Internet. También tienen que pagar kilometraje, seguros y préstamos. Se pueden deducir todos los gastos relacionados con su negocio, como salarios de empleados, costos de capacitación, comidas y entretenimiento. Además, puede deducir el valor de los activos utilizados en su negocio. Ciertas licencias necesarias para su negocio pueden ser deducibles de impuestos.

Créditos fiscales para pequeñas empresas

Las pequeñas empresas pueden utilizar créditos fiscales para reducir su factura fiscal. Esto se suma a las deducciones que pueden reclamar. Estos son algunos créditos fiscales comerciales comunes que debe tener en cuenta:

Los pequeños empleadores con menos de 25 empleados pueden obtener un crédito para pagar el seguro médico de los empleados. Es vital tener en cuenta que este crédito solo está disponible durante dos períodos impositivos consecutivos.
El crédito de inversión cubre proyectos como energía, reforestación y rehabilitación.
Mejorar la accesibilidad para personas con discapacidades puede calificarlo para el Crédito de acceso para discapacitados. Cubre los gastos en los que incurras para este fin.
Las empresas pueden obtener un crédito fiscal por contratar a ciertos grupos de personas, como veteranos o ex delincuentes. Se llama Crédito de Oportunidad Laboral.
Su empresa puede obtener un crédito fiscal utilizando automóviles eléctricos o híbridos. Este crédito se llama Crédito Alternativo para Vehículos Motorizados.
Los empleadores que otorgan a sus trabajadores licencia familiar y médica remunerada pueden obtener un crédito. El crédito es para empleadores elegibles.

Algunos créditos fiscales para pequeñas empresas se aplican a su situación. Aquí están algunos ejemplos. Debe consultar el sitio web de Créditos fiscales comerciales del IRS.

6) Solicitar una extensión de presentación si es necesario

Si sus impuestos son difíciles o solo puede cobrar algunos de los documentos antes de la fecha límite habitual, puede solicitar más tiempo para presentar la declaración. Al presentar el Formulario 7004, puede obtener una extensión de seis meses para declarar los ingresos de su negocio.

Para facilitar la presentación de sus impuestos, utilice esta lista de verificación para pequeñas empresas. Le ayudará antes de que finalice su extensión. Te ayudará que tengas todos los documentos que necesitas. El IRS quiere sus impuestos, como todos los demás. Pueden ayudar a las pequeñas empresas a encontrar una forma de pagar. Interactuar con ellos de forma proactiva puede ayudarle a encontrar una solución que pueda manejar.

Conclusión

Preparar los impuestos para una pequeña empresa puede ser complejo. Sin embargo, puede tener éxito si organiza y comprende el proceso. Para facilitar la presentación de sus impuestos, obtenga información sobre los impuestos comerciales, recopile los documentos requeridos y realice un seguimiento de los plazos. Es inteligente hablar con un experto en impuestos o un contador para obtener asesoramiento sobre su situación empresarial particular.