Cómo determinar si tiene un empleado o subcontratista
Como propietario o gerente de una empresa, es fundamental determinar si un trabajador es un empleado o un subcontratista a efectos fiscales. Empleada vs subcontratista. La clasificación errónea de un trabajador puede dar lugar a multas y sanciones costosas y crear problemas con el IRS. Por lo tanto, es esencial comprender claramente los criterios utilizados para determinar el estado de empleado frente al de subcontratista.
Este artículo proporcionará una guía para determinar la clasificación de un trabajador según la ley tributaria. Describiremos los factores clave que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) considera al distinguir a los empleados de los subcontratistas y analizaremos las implicaciones fiscales de cada clasificación.
Empleado versus subcontratista: ¿Cuál es la diferencia?
Antes de sumergirse en los criterios para determinar si un trabajador es un empleado o un subcontratista, es crucial comprender las diferencias fundamentales entre los dos.
Un empleado realiza servicios para un empleador y el empleador controla cómo se realiza el trabajo. El empleador es responsable de retener los impuestos sobre la renta y la nómina, proporcionar beneficios y cumplir con diversas leyes laborales.
Por otro lado, un subcontratista es una persona o empresa que presta servicios a otra empresa o persona. Los subcontratistas generalmente se consideran trabajadores por cuenta propia y son responsables de sus propios impuestos, seguros y beneficios.
La distinción entre empleados y subcontratistas es fundamental porque afecta la forma en que se retienen y declaran los impuestos. Para los empleados, los empleadores deben retener los impuestos sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare. También son responsables de pagar los impuestos de desempleo y cumplir con varias leyes laborales, como el salario mínimo y los requisitos de horas extras.
Por otro lado, los subcontratistas son responsables de pagar sus propios impuestos sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare. Su situación laboral no los califica para beneficios de desempleo o compensación laboral, y no están cubiertos por varias leyes laborales que se aplican a los empleados.
Por lo tanto, es fundamental clasificar correctamente a los trabajadores para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal.
Un empleado:
- Su empresa establece la hora y el lugar
- Funciona solo para una empresa
- Utiliza sus herramientas o cosas relacionadas con su trabajo
- Recibe formación
- Realiza trabajos que son parte integral de su negocio
- Casi todo está bajo tu control
- En general, se paga por hora o salario
¿Por qué es importante? Debido a que varios beneficios para empleados están disponibles para los empleados, incluido el seguro médico, el tiempo libre pagado y las deducciones financieras, como el impuesto sobre la renta y el impuesto al Seguro Social, entre otros, los empleados pueden afiliarse a un sindicato y están protegidos contra la discriminación salarial, las horas extra y el salario mínimo. infracciones salariales por leyes estatales y federales.
Contratistas independientes:
- Tiene la flexibilidad para trabajar donde y cuando quiera
- También es posible trabajar para varias empresas en el mismo año
- Los empleadores no capacitan a los empleados. En cambio, contratan por su experiencia
- Herramientas y recursos que utilizan por su cuenta
- El método de trabajo está bajo su control
- La tarifa generalmente la paga el proyecto o a una tarifa fija
¿Por qué importa? Generalmente, los contratistas no reciben pago de horas extras ni protección contra la discriminación laboral, no reciben beneficios laborales, no pagan sus impuestos y no están sujetos a otras retenciones.
Criterios utilizados para determinar la condición de subcontratista frente a la de empleado
El IRS utiliza criterios para determinar si un trabajador es un empleado o un subcontratista. Se consideran los siguientes factores:
Control de comportamiento:
Según los acuerdos de los empleados, los empleadores suelen dictar qué horas y dónde trabajan los empleados. Para realizar su trabajo, utilizan las herramientas y los recursos de la empresa. Los empleados no pueden contratar a alguien para que los ayude; generalmente no están autorizados para realizar el trabajo. Además, si el sistema de evaluación de una empresa mide cada paso del proceso de trabajo, sugiere una relación laboral.
Al contrario de esto, los contratistas tienen mucho más control sobre las circunstancias que rodean su trabajo. Cada persona decide cuándo y dónde trabajar, utilizando sus herramientas (por ejemplo, los consultores llevarán computadoras portátiles y los techadores traerán martillos). Por lo general, es responsabilidad de los contratistas contratar y retener a sus empleados. Finalmente, el sistema de evaluación de una empresa solo debe medir el resultado del estatus de contratista independiente.
Control financiero:
A un empleado se le paga en forma de salario por hora o salario determinado por su empleador. Generalmente, los impuestos se retienen cada quincena o mensualmente de sus cheques de pago. Los empleadores no reciben facturas de los empleados.
A diferencia de los empleados, los contratistas invierten en sus negocios. Ellos pagan sus gastos, por ejemplo. Por lo tanto, su éxito depende financieramente de ello. Los contratistas también pueden tener diferentes condiciones de pago. A diferencia de un empleado asalariado, al contratista generalmente se le paga por tiempo y entregas. Se utilizan varios métodos para cobrar tarifas por hora o por proyecto. La mitad de la tarifa se puede pagar por adelantado y la segunda mitad se pagará 30 días después de que se haya completado el proyecto y se haya enviado la factura. Además de los anticipos, a los contratistas que manejan las necesidades con regularidad se les suele pagar por adelantado. Las empresas no son responsables de retener impuestos de los pagos de los contratistas.
Relación:
Como empleado, puede esperar realizar un trabajo esencial para la empresa y su relación continuará por el resto de su carrera. Es probable que tenga cocineros a tiempo completo o parcial si es dueño de un restaurante. Alguien debe preparar la comida para que el negocio esté abierto.
Los contratistas brindan servicios especializados a corto plazo. En este caso, puede ser necesario contratar a un diseñador de interiores para decorar el espacio de su oficina, o un escritor de subvenciones para ayudar a su organización sin fines de lucro a presentar una solicitud para una oportunidad de subvención específica. El IRS generalmente asume que existe una relación laboral cuando hay dudas. Sin embargo, como se discutió anteriormente, la línea puede ser ambigua.
Debe recordar que ningún factor es determinante. La clasificación de un trabajador la determina el IRS analizando toda su situación.
Implicaciones fiscales de la condición de empleado frente a la de subcontratista
Clasificar a un trabajador como empleado o subcontratista tiene importantes implicaciones fiscales. Examinemos cómo cada clasificación afecta la declaración y la retención de impuestos.
Empleados
Para los empleados, los empleadores deben retener los impuestos sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare. Los empleadores también son responsables de pagar los impuestos de desempleo y cumplir con diversas leyes laborales, como el salario mínimo y los requisitos de horas extra.
Los empresarios deberán aportar sus formularios de empleados como un Formulario W-2, que informa sus salarios, propinas, otras compensaciones e impuestos retenidos. Deben presentar el Formulario W-2 ante la Administración del Seguro Social y proporcionar una copia al empleado antes del 31 de enero de cada año.
Los subcontratistas son responsables de papagando sus impuestos sobre la renta, el Seguro Social y Medicare. No califican para beneficios de desempleo o compensación laboral y no están cubiertos por varias leyes laborales que se aplican a los empleados.
Los empleadores deben proporcionar a los subcontratistas un Formulario 1099-NEC si les pagan $600 o más anualmente. Comience por hacer que su subcontratista llene los formularios de subcontratistas ANTES de escribir su primer cheque. Tienes que tener estos datos para producir su 10099 al final del año. Este formulario informa los pagos totales realizados al subcontratista y debe presentarse ante el IRS antes del 31 de enero de cada año.</ lapso>
Sanciones por clasificación errónea
Clasificar erróneamente a un trabajador como empleado o subcontratista puede resultar en costosas multas y sanciones. El IRS puede imponer multas por no retener y pagar los impuestos sobre la nómina, presentar los formularios de impuestos requeridos y proporcionar la información requerida a los trabajadores.
Los empleadores que clasifican erróneamente a los trabajadores también pueden ser responsables de impuestos atrasados, intereses y multas. Además, la clasificación errónea puede generar quejas de los trabajadores e investigaciones por parte de agencias gubernamentales, como el Departamento de Trabajo y el IRS.
Por lo tanto, es fundamental clasificar correctamente a los trabajadores para evitar estas sanciones y garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal.
Pasos para determinar el estado de empleado frente a subcontratista
Siga estos pasos para determinar si un trabajador es un empleado o un subcontratista:
Determinar el nivel de control conductual que tiene el empleador sobre el trabajador.
Haga preguntas como:
- ¿El empleador proporciona instrucciones específicas sobre cómo se debe realizar el trabajo?
- ¿El empleador brinda capacitación al trabajador?
- Es responsabilidad del empleador determinar cuándo y dónde se realiza el trabajo
- ¿El empleador proporciona herramientas o equipos al trabajador?
Si el empleador tiene un control significativo sobre el comportamiento del trabajador, es probable que el trabajador sea clasificado como empleado.
Determinar el nivel de control financiero que tiene el trabajador.
Haga preguntas como:
- ¿El trabajador tiene una inversión financiera significativa en su trabajo, como la compra de herramientas, equipos o materiales?</li >
- ¿Se le reembolsan al trabajador sus gastos?
- ¿Tiene el trabajador la capacidad de obtener ganancias o incurrir en pérdidas en función de su trabajo?
Si los trabajadores tienen una inversión financiera significativa en su trabajo y pueden obtener ganancias o pérdidas, es más probable que se los clasifique como subcontratistas.
Determinar la naturaleza de la relación entre las partes.
Haga preguntas como:
- ¿El trabajador recibe beneficios, como seguro médico o beneficios de jubilación?
- ¿El trabajador tiene derecho a vacaciones o licencia por enfermedad?
- ¿Existe una expectativa de trabajo continuo entre las partes?
- ¿El trabajador trabaja exclusivamente para el empleador?
Si el trabajador recibe beneficios o espera trabajo continuo, es más probable que sea clasificado como empleado.
Revisar la totalidad de las circunstancias.
Ningún factor individual es determinante, y el IRS analiza la totalidad de loscircunstancias para determinar la clasificación de un trabajador. Considere todos los factores y decida en función de la relación general entre las partes.
Conclusión
Clasificar correctamente a los trabajadores como empleados o subcontratistas es fundamental a efectos fiscales. La clasificación errónea de los trabajadores puede resultar en multas y sanciones costosas y crear problemas con el IRS. La relación de un trabajador con el empleador, el control del comportamiento y el control financiero pueden determinar si son empleados o subcontratistas.
Recuerde que ningún factor individual es determinante, y el IRS analiza la totalidad de las circunstancias para determinar la clasificación de un trabajador. Siguiendo estos pasos y clasificando correctamente a los trabajadores, puede evitar sanciones y garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal.
