Cómo maximizar las deducciones fiscales por gastos de viaje y entretenimiento
Es importante para las pequeñas empresas conocer las deducciones por gastos de viaje y entretenimiento, incluidos los gastos de entretenimiento empresarial y los recortes de impuestos, como la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (TCJA) de 2018. Cuando trabaja por cuenta propia o tiene una pequeña empresa, existen pautas específicas establecidas por el IRS que, si se siguen, pueden ayudarlo a maximizar sus deducciones fiscales. En esta guía completa, lo guiaremos para determinar qué gastos son deducibles para las pequeñas empresas, cómo documentarlos adecuadamente y los requisitos específicos que debe cumplir para reclamar estas deducciones. Llevar a un cliente o cliente para gastos de entretenimiento promocional deducibles de impuestos, como comidas, puede ayudar a consolidar las relaciones comerciales y brindar una manera de ayudar a subsidiar sus gastos. Los gastos de entretenimiento empresarial, incluidos los recortes de impuestos según la TCJA, son deducibles en un 50%.
4 reglas del IRS para aprobar la deducción de gastos de viajes de negocios
Para cumplir con los criterios para deducir los gastos de viajes de negocios, debe pasar estas cuatro pruebas:
Regla 1: Propósito comercial
Su viaje debe tener un propósito comercial claro, como reuniones con clientes, asistencia a conferencias, conferencias, investigación y desarrollo, reuniones de directorio o reuniones de accionistas. Estas actividades deben tener el potencial de generar ingresos para su negocio. Para contar como un día «laborable», más de la mitad del día (8 horas) debe dedicarse a actividades laborales.
Reglas 2 y 2 3: Ordinario y Necesario
Tus gastos de viaje deben ser considerados tanto “ordinarios” y “necesario” según las pautas del IRS. “Ordinarios” significa que los gastos son típicos de su industria en cuanto a su monto, frecuencia y propósito. “Necesario” significa que estos gastos contribuyen a aumentar sus ganancias o expandir su negocio. Lea más sobre “ordinario y necesario” fuertes gastos.
Regla 4: Documentación adecuada
Para reclamar deducciones por sus viajes como propietario único, es fundamental documentar sus gastos minuciosamente. Debe dedicar más de la mitad de su día hábil a actividades relacionadas con el negocio y debe mantener registros. Esto incluye mantener recibos, un registro de sus gastos y documentación que demuestre lo que hizo durante el viaje. Además, cuando coma con clientes, escriba sus nombres en los recibos como prueba adicional. Si realiza negocios mientras está de vacaciones, aún puede deducir los gastos regulares relacionados con el negocio, como los gastos relacionados con comidas o transporte. Si trabaja por cuenta propia, reclamará los gastos de viaje en el Anexo C, que forma parte del Formulario 1040.
El IRS exige que su viaje de negocios implique pasar la noche fuera de su hogar o lugar de trabajo habitual para calificar para las deducciones por viajes de negocios. Cumplir con estos criterios es esencial para garantizar que sus gastos de viaje de negocios puedan deducirse a efectos fiscales.
Comprensión de los gastos ordinarios y necesarios
Antes de profundizar en los detalles de las deducciones fiscales por gastos de viajes de negocios, es importante comprender el concepto de gastos ordinarios y necesarios.
¿Qué son los gastos ordinarios?
El IRS define un gasto ordinario como común y aceptado en su industria o comercio. En el contexto de los viajes de negocios, esto significa que el gasto debe ser típico y habitual para las personas en su línea de trabajo. Ejemplos de gastos ordinarios de viajes de negocios incluyen costos de transporte, comidas y alojamiento.
¿Cuáles son los gastos necesarios?
Según el IRS, un gasto necesario es útil y apropiado para su negocio de buena fe. En otras palabras, el gasto debe estar directamente relacionado con el funcionamiento de su negocio y ser esencial para su éxito. Para viajes de negocios, los gastos necesarios incluyen los costos incurridos mientras se encuentra fuera de su domicilio fiscal y que están directamente relacionados con sus actividades comerciales.
Definición de su domicilio fiscal
Comprender la distinción entre su hogar y su domicilio fiscal es esencial para determinar su elegibilidad para las deducciones de viaje. Si bien su hogar es el lugar donde reside, su domicilio fiscal se refiere a la ubicaciónde su lugar principal de negocio o empleo.
Diferenciación entre vivienda y vivienda fiscal
Su hogar es el lugar donde vive permanentemente, mientras que su domicilio fiscal es la ciudad o área donde se encuentra su lugar principal de negocios. Es importante tener en cuenta que su domicilio fiscal puede no ser el mismo que el de su familia o el lugar donde pasa la mayor parte de su tiempo.
Determinación de su domicilio fiscal
Para determinar su domicilio fiscal, considere factores como la ubicación de su oficina principal, donde realiza la mayoría de sus actividades comerciales y donde pasa la mayor parte de su tiempo de trabajo. Si trabaja por cuenta propia o tiene un negocio en su hogar, su domicilio fiscal suele ser la ciudad o el área donde se encuentra su negocio.
Gastos de transporte
Los gastos de transporte son un componente importante de los viajes de negocios y, afortunadamente, muchos de estos costos son deducibles. Exploremos los diferentes tipos de gastos de transporte y cómo puede maximizar sus deducciones.
Deduciendo los gastos de viaje
Cuando se trata de deducir los costos de viaje, tiene varias opciones dependiendo de su modo de transporte. Se puede deducir el coste real de los billetes de avión, de tren o de autobús, junto con los gastos de equipaje incurridos. Sin embargo, si utiliza millas de viajero frecuente u otras recompensas para obtener boletos gratis, el costo de esos boletos no es deducible.
Si elige alquilar un coche para su viaje de negocios, se puede deducir el coste del alquiler. Asegúrese de conservar todos los recibos y la documentación que justifique el gasto. Si utiliza su propio coche para viajes de trabajo, tiene dos opciones para las deducciones fiscales. Puede reclamar los gastos en los que incurre mientras conduce, incluido el costo de los gastos del automóvil para uso comercial y personal, o optar por la tarifa de millaje estándar establecida por el IRS. En 2023, la tarifa por kilometraje estándar es de 65,5 centavos por milla.
Además del costo del transporte, también puede deducir los peajes y tarifas de estacionamiento asociados con su viaje de negocios. Estos gastos pueden acumularse rápidamente, así que asegúrese de realizar un seguimiento de todos los recibos y facturas relevantes.
Coches de alquiler y otros modos de transporte
Las tarifas de alquiler generalmente son deducibles si elige alquilar un automóvil para su viaje de negocios. Sin embargo, tenga en cuenta que si utiliza el coche de alquiler para fines personales, sólo podrá deducir una parte de los gastos de alquiler directamente relacionados con sus actividades comerciales. Es fundamental mantener registros detallados de las fechas y horas en que se utilizó el coche de alquiler con fines comerciales.
Para otros modos de transporte, como taxis o lanzaderas, las tarifas incurridas durante su viaje de negocios son deducibles. Esto incluye el transporte hacia y desde el aeropuerto o la estación de tren, así como el transporte entre su habitación de hotel y su lugar de trabajo, incluso si el lugar de trabajo está dentro del área metropolitana en la que vive. Al igual que con los autos de alquiler, es esencial conservar los recibos y la documentación que respalde sus deducciones.
Alojamiento, comidas y gastos incidentales
Otro aspecto importante de los gastos de viajes de negocios es el alojamiento, las comidas y los gastos incidentales. Exploremos cómo puede maximizar sus deducciones en estas categorías.
Deduciendo gastos de alojamiento
Cuando se trata de deducir gastos de alojamiento, la clave es asegurarse de que los gastos sean razonables y necesarios para sus actividades comerciales. Generalmente, puede deducir el costo de las estadías en hoteles, alquileres de Airbnb u otras formas de alojamiento durante un viaje de negocios.
Es importante mantener registros detallados de sus gastos de alojamiento. Esto incluye conservar recibos de hoteles o propiedades de alquiler que muestren claramente las fechas, tarifas y ubicaciones. Si reserva a través de plataformas en línea, asegúrese de imprimir o guardar las confirmaciones electrónicas como prueba adicional.
Deducciones por comidas
Las comidas son otro gasto importante que puede ser deducible durante los viajes de negocios. Sin embargo, existen reglas y limitaciones específicas impuestas por el IRS.
Por lo general, puede reclamar una deducción del 50 % por los gastos de comida que estén directamente relacionados con sus compromisos comerciales. Esto incluye comidas con clientes, clientes o colegas mientras viaja por motivos de negocios.
El IRS ofrece un subsidio para comidas estándar que está determinado por las tarifas federales de dietas y gastos incidentales. Estas tarifas están sujetas a variaciones según la ubicación y la duración de su viaje de negocios. Para los años fiscales 2021 y 2022, debido a la pandemia de COVID-19, puede deducir el 100% de los alimentos y bebidas relacionados con el negocio comprados en restaurantes. En 2023, estará limitado al 50% para las comidas de los trabajadores que no sean del DOT. Sin embargo, si trabaja por cuenta propia y tiene estos gastos como contratista independiente, es posible que pueda deducir el 100% de sus gastos de comidas de negocios si la comida fue en un restaurante y se compró entre el 31 de diciembre de 2020 y el 1 de enero de 2023. .
Es importanteTenga en cuenta que no puede deducir comidas extravagantes o suntuosas. El gasto debe ser razonable considerando las circunstancias y acorde con lo habitual en su industria.
Gastos incidentales
Además de los gastos de hotel y comidas, puedes deducir pequeños gastos durante tu viaje de negocios. Estos incluyen cosas como propinas y honorarios que usted le da al personal del hotel, como amas de llaves, botones y servicios de conserjería. También se pueden incluir en esta categoría los gastos de equipaje y otros gastos similares.
Guarde todos los recibos y la documentación relacionada con los gastos incidentales para asegurarse de que sus deducciones sean válidas. Esto ayudará a fundamentar sus afirmaciones en caso de una auditoría.
Gastos de entretenimiento
Si bien el entretenimiento es una parte esencial de muchos viajes de negocios, es importante comprender las limitaciones y reglas que rodean las deducciones de gastos de entretenimiento.
La regla del 50%
Según las regulaciones del IRS, generalmente puedes deducir el 50% de tus gastos de entretenimiento directamente relacionados con tus actividades comerciales. Esto incluye los gastos incurridos para entretener a clientes, clientes o colegas durante viajes de negocios.
Los gastos de entretenimiento cubren cosas como comidas, espectáculos, eventos deportivos u otras cosas divertidas relacionadas con su trabajo. Pero es importante mantener buenos registros, como recibos y documentos que expliquen por qué gastó dinero en estas cosas para el negocio y quién formó parte de ello.
Demostración de gastos de entretenimiento
Para fundamentar sus deducciones de gastos de entretenimiento, es importante proporcionar documentación que demuestre la relación comercial y el propósito del entretenimiento. Esto puede incluir agendas de reuniones, notas de discusiones y otros registros similares que demuestren la naturaleza comercial de la actividad de entretenimiento.
Es importante tener en cuenta que los gastos de entretenimiento deben cumplir con los mismos criterios de ser ordinarios y necesarios para su negocio. Además, los gastos que se consideran lujosos o extravagantes generalmente no son deducibles.
Mantenimiento de registros y documentación
El mantenimiento de registros y la documentación adecuados son fundamentales cuando se trata de maximizar las deducciones por gastos de viajes de negocios. Estas son algunas de las mejores prácticas a seguir:
- Conserve todos los recibos, facturas y otra documentación relevante de los gastos incurridos durante su viaje de negocios. Esto incluye recibos de transporte, alojamiento, comidas y gastos incidentales.
- Cree un sistema para organizar y almacenar sus recibos y documentación. Pueden ser carpetas físicas o archivos digitales, siempre que sean de fácil acceso y estén bien organizados.
- Mantenga un registro detallado de sus actividades comerciales durante su viaje. Esto puede incluir notas de reuniones, conferencias u otros eventos relacionados con el trabajo.
- Registre las fechas, ubicaciones y propósitos de su viaje de negocios. Esta información le ayudará a respaldar sus deducciones y le proporcionará evidencia de la naturaleza comercial de sus gastos.
- Mantenga una cuenta bancaria o tarjeta de crédito diferente solo para sus gastos comerciales. Esto facilitará la organización de sus registros y le ayudará a ver lo que puede deducir.
- Consulte con un experto en impuestos o utilice el software de preparación de impuestos para asegurarse reclama correctamente tus deducciones y maximiza tus beneficios fiscales.
Al utilizar estos métodos de mantenimiento de registros, puede asegurarse de tener la documentación adecuada para respaldar sus deducciones y reducir las posibilidades de ser auditado por las autoridades fiscales.
Viajes de negocios nacionales versus internacionales
Las reglas y regulaciones para las deducciones fiscales difieren ligeramente entre los viajes de negocios nacionales e internacionales. Esto es lo que necesita saber:
Deducciones por viajes nacionales
Las reglas para deducir gastos son relativamente sencillas para viajes de negocios nacionales dentro de los Estados Unidos. Siempre que su viaje cumpla con los criterios de ser ordinario, necesario y directamente relacionado con sus actividades comerciales, generalmente puede deducir los gastos incurridos.
Es importante tener en cuenta que si dedica más del 50 % de su tiempo a actividades comerciales durante su viaje, todos sus gastos de viaje generalmente son deducibles. Por otro lado, si dedicas menos del 50% de tu tiempo a actividades comerciales, ninguno de tus gastos de viaje es deducible.
Deducciones por viajes internacionales
Los viajes de negocios internacionales introducen algunas consideraciones adicionales a la hora de deducir gastos. Es importante entender que la deducibilidad de los gastos de viajes internacionales se determina de forma proporcional.
Por ejemplo, si dedica el 40% de su tiempo a actividades comerciales durante un viaje internacional, puede deducir el 40% de sus gastos de viaje. Esto incluye transporte, alojamiento, comidas y gastos incidentales.
Para poder apoyarsus deducciones por viajes internacionales, es esencial mantener registros detallados de sus actividades comerciales y del tiempo dedicado a actividades comerciales versus personales. Esto ayudará a comprobar la proporcionalidad de sus deducciones en caso de una auditoría.
Consideraciones especiales
Si bien las pautas descritas anteriormente se aplican a la mayoría de los escenarios de viajes de negocios, existen algunas consideraciones especiales a tener en cuenta:
Conferencias y ferias comerciales: si asiste a conferencias o ferias comerciales como parte de su viaje de negocios, los gastos incurridos en concepto de tarifas de inscripción, viajes y alojamiento generalmente son deducibles. Estos eventos deben estar directamente relacionados con sus actividades comerciales y tener un propósito comercial legítimo.
Combinación de viajes personales y de negocios: si combina actividades comerciales y personales durante su viaje, solo podrá deducir los gastos que estén directamente relacionados con sus actividades comerciales. Es importante mantener registros y documentación detallados para fundamentar sus deducciones en caso de una auditoría.
Consejos estratégicos para deducir gastos de vacaciones
Programación de días de “vacaciones”
Para optimizar tus deducciones, planifica estratégicamente tus días de vacaciones en medio de tu viaje de negocios. Puede asegurarse de que los días de viaje hacia y desde su destino se consideren relacionados con el negocio intercalando sus días personales entre los días dedicados a actividades comerciales. Este enfoque ayuda a maximizar la cantidad de días deducibles y minimiza cualquier problema potencial con el IRS.
Mantener registros detallados
Mantener registros meticulosos es crucial para fundamentar sus deducciones y evitar disputas con el IRS. Además de los recibos y confirmaciones, es aconsejable programar citas en el calendario con anticipación y mantener un registro de sus actividades. Este registro debe incluir el propósito de cada actividad, las personas involucradas y cualquier documentación de respaldo que pueda validar la naturaleza comercial de su viaje.
Mantenerse dentro de límites razonables
Para evitar generar señales de alerta ante el IRS, es importante mantenerse dentro de límites razonables en lo que respecta a sus gastos de vacaciones. Si normalmente se aloja en hoteles modestos durante sus viajes de negocios, cambiar repentinamente a un alojamiento de lujo puede llamar la atención. El IRS espera que sus gastos sean ordinarios y necesarios según los estándares de la industria. Si se mantiene dentro de estos límites razonables, podrá respaldar la legitimidad de sus deducciones.
Lo que no puedes hacer es irte de vacaciones y fingir que es un gasto de negocio yendo a un seminario de 2 horas… no va a ser suficiente. Salir del estado para ganar $500 gastando $3000 en el viaje… no va a ser suficiente. Intentar justificar un gasto comercial en viajes y entretenimiento cuando su negocio no genera dinero… no va a ser suficiente. Si su negocio no es su principal fuente de ingresos (trabaja en algún lugar obteniendo un W2) y no puede demostrar 500 horas de trabajo en ese negocio… no va a ser suficiente. Hacer todas las deducciones legales puede reducir tus impuestos, pero intentar cancelar cualquier gasto que no siga las reglas te causará problemas.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si tengo varias ubicaciones comerciales?
Si tiene varias ubicaciones comerciales, puede deducir los gastos de viaje incurridos entre esas ubicaciones. Sin embargo, no podrá deducir los gastos de desplazamiento entre su domicilio y su lugar habitual de negocio.
¿Puedo deducir los gastos de viaje de mis empleados?
Sí, puede deducir los gastos de viaje de sus empleados si los gastos son ordinarios, necesarios y directamente relacionados con sus responsabilidades laborales. Sin embargo, recuerde que existen reglas y limitaciones específicas para deducir los gastos de viaje de los empleados, así que consulte con un profesional de impuestos para obtener orientación.
¿Qué pasa si mi empleador me reembolsa los gastos de viaje?
Si su empleador le reembolsa los gastos de viaje, generalmente no podrá deducir esos gastos en su declaración de impuestos personal. Además, los reembolsos se consideran ingresos no sujetos a impuestos y debes declararlos como tales.
¿Cuáles son algunas deducciones comunes por viajes y entretenimiento para empresas?
Algunas deducciones comunes por viajes y entretenimiento para empresas incluyen gastos de transporte, gastos de alojamiento, gastos de comidas y entretenimiento, y gastos de viajes de negocios. Es importante mantener registros y recibos detallados para respaldar estas deducciones y garantizar el cumplimiento de las regulaciones fiscales.
¿Qué documentación se requiere para respaldar una deducción por gastos de viaje y entretenimiento?
Para respaldar una deducción por gastos de viaje y entretenimiento, normalmente necesitará documentación como recibos, facturas e itinerarios de viaje. Es importante mantener registros detallados y documentar el propósito comercial de cada gasto, así como la fecha, la ubicación y el individuo.individuos involucrados.
Obtenga ayuda de expertos con sus impuestos
Navegar por las complejidades de las deducciones fiscales por gastos de viajes de negocios en noviembre puede resultar un desafío. Es por eso que a menudo es beneficioso buscar ayuda experta de un profesional de impuestos o utilizar un software de preparación de impuestos profesional. Estos recursos pueden guiarlo a través del proceso, garantizar que obtenga todas las deducciones posibles y ayudarlo a presentar sus impuestos de manera correcta y rápida. Con los últimos cambios en la ley de impuestos corporativos, es crucial mantenerse actualizado sobre las regulaciones. Al utilizar las herramientas de investigación y práctica de Bloomberg Tax, puede planificar una estrategia fiscal corporativa que reduzca el riesgo y cumpla con la ley fiscal. Estas herramientas proporcionan investigación y análisis en profundidad, así como ayudas prácticas que le permitirán ahorrar tiempo y ayudarle a tomar decisiones informadas.
Cuando obtiene la mayor cantidad de deducciones por sus gastos de viaje de negocios, debe menos impuestos y se queda con más dinero. Recuerde mantener buenos registros, hable con un profesional de impuestos como Akron Income Tax Co y manténgase actualizado. sobre las últimas normas fiscales. Con el conocimiento y la orientación adecuados, puede aprovechar al máximo sus deducciones por viajes de negocios y hacer que su declaración de impuestos funcione mejor para usted.