Impuestos para contratistas independientes: lo que debe saber
Los impuestos para contratistas independientes son un tema crucial para cualquier persona que opere fuera de la relación tradicional entre empleado y empleador. En los EE. UU., los contratistas independientes son una gran parte de la fuerza laboral. Según la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos, más de 11,9 millones de estadounidenses son contratistas independientes, lo que representa el 7,4 % de la fuerza laboral total. Obtienen la flexibilidad y la libertad de ser autónomos, pero tienen obligaciones fiscales diferentes a las de los empleados asalariados.
Comprender estos requisitos fiscales es clave para evitar sanciones y cumplir con las normas del IRS. Esta guía cubrirá todo lo que necesita saber sobre los impuestos de los contratistas independientes para que pueda cumplir con las normas y aprovechar al máximo sus ingresos. Estos contratistas deberán presentar una declaración de impuestos para pequeñas empresas.
¿Qué son los impuestos para contratistas independientes?
El IRS clasifica a los trabajadores en dos categorías principales: empleados y contratistas independientes (no empleados). ¿Puedes ser ambos? ¡Sí! Muchas personas tienen un trabajo de medio tiempo o tiempo completo como empleados y también trabajan como contratistas independientes.
Esta es la gran diferencia:
- A los empleados se les retienen los impuestos sobre la nómina de sus cheques de pago, reciben beneficios de la empresa y obtienen un W-2 al final del año que muestra sus ingresos e impuestos pagados.
- Los contratistas independientes manejan sus propios impuestos. Reciben un formulario 1099 de las empresas con las que trabajan en lugar de un W-2.
El IRS lo considera un contratista independiente si una empresa le asigna tareas pero no controla cómo, cuándo ni dónde realiza el trabajo. A diferencia de los empleados, no está atado a un horario fijo ni se le exige que trabaje en una oficina, aunque se pierde las conversaciones y los beneficios de la oficina (no siempre es algo malo).
Los escritores, electricistas, contadores, conductores de viajes compartidos, paisajistas, abogados y peluqueros son ejemplos de contratistas independientes. Si bien la flexibilidad de los contratistas independientes es atractiva, tienen diferentes desafíos fiscales.
¿Quién paga los impuestos de los contratistas independientes?
Los contratistas independientes, a diferencia de los empleados, están clasificados como autónomos por el IRS. Esto significa que son responsables de calcular y pagar sus propios impuestos.
Así es como funciona:
- Los contratistas independientes realizan pagos trimestrales estimados de impuestos al IRS por su impuesto a la renta federal y el impuesto al trabajo por cuenta propia (que incluye contribuciones al Seguro Social y Medicare).
- Los contratistas también pueden calificar para deducciones impositivas, como la deducción por oficina en el hogar o la deducción impositiva por trabajo por cuenta propia, que reducen sus ingresos imponibles.
En algunos casos, las empresas pueden tener que retener impuestos de los pagos a los contratistas. Esto sucede cuando un contratista necesita proporcionar información impositiva correcta, como el Número de Identificación del Contribuyente (TIN) incorrecto. Esto se llama retención de respaldo y la empresa debe retener una parte de los pagos futuros y enviarla al IRS.
¿Por qué es importante la clasificación?
Es importante que las empresas clasifiquen correctamente a los trabajadores como empleados o contratistas independientes. La clasificación errónea puede dar lugar a:
- Impuestos atrasados y multas: si se clasifica erróneamente a un trabajador como contratista independiente, la empresa puede tener que pagar impuestos atrasados, incluidos los de la Seguridad Social y Medicare, además de multas.
- Cuestiones legales: los trabajadores clasificados erróneamente pueden demandar por la pérdida de beneficios, como el pago de horas extra, el salario mínimo o la compensación de los trabajadores.
- Daños a la reputación: los casos de clasificación errónea pueden recibir publicidad negativa, lo que puede dañar la reputación de la empresa y dificultar la atracción de buenos talentos.
Para determinar si alguien es un empleado o un contratista independiente, el IRS utiliza tres criterios:
- Control del comportamiento: ¿la empresa controla cómo se realiza el trabajo? Los empleados siguen instrucciones detalladas y los contratistas tienen más libertad.
- Control financiero: ¿La empresa controla aspectos comerciales como proporcionar herramientas, reembolsar gastos o establecer tarifas de pago? Los contratistas se encargan de esto por sí mismos.
- Relación: ¿El trabajador tiene un rol permanente o trabaja por proyectos? Los contratistas independientes trabajan por proyectos, los empleados tienen roles a largo plazo con beneficios como seguro médico o licencia paga.
La clasificación correcta ayuda a las empresas a evitar sanciones y a los contratistas a conocer sus responsabilidades fiscales.
Formularios fiscales para contratistas independientes
Los contratistas necesitan la documentación adecuada para cumplir con sus obligaciones fiscales. Estos son los formularios fiscales que deben conocer:
Formulario W-9
El formulario W-9, oficialmente llamado Solicitud de Número de Identificación Fiscal y Certificación, es el primer formulario con el que se encuentra normalmente un contratista independiente. Los clientes solicitan este formulario para obtener el Número de Identificación Fiscal (TIN), el número de identificación fiscal o el Número de Seguro Social (SSN) del contratista. Permite a los clientes informar con precisión los pagos realizados al contratista.
Puntos clave sobre el formulario W-9:
- No se presenta ante el IRS, pero el cliente lo conserva en sus archivos.
- Le proporciona al cliente el formulario 1099 del contratista al final del año.
Formulario 1099-NEC
El 1099-NEC, o Compensación para no empleados, se emite a los contratistas independientes que ganan $600 o más de un solo cliente en un año fiscal. Este formulario informa los pagos totales realizados por el cliente al contratista.
Notas importantes:
- Los contratistas independientes reciben este formulario antes del 31 de enero del año siguiente.
- La información del formulario 1099-NEC debe coincidir con los ingresos declarados en la declaración de impuestos del contratista.
- Incluso si no recibe un formulario 1099-NEC (por ejemplo, si sus ingresos son inferiores a $600), debe declarar todos los ingresos.
Al conservar estos formularios y utilizar software de contabilidad o ayuda profesional, los contratistas pueden declarar los ingresos con precisión y evitar discrepancias impositivas.
Cómo pagar impuestos como contratista independiente
Pagar impuestos como contratista independiente requiere planificación y organización. Aquí está el paso a paso:
1) Calcule y pague los impuestos trimestrales
Los contratistas independientes deben realizar pagos de impuestos estimados trimestralmente, que incluyen tanto el impuesto sobre la renta como el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Las fechas límite de pago trimestrales son:
- 15 de abril
- 15 de junio
- 15 de septiembre
- 15 de enero del año siguiente
Utilice el Formulario 1040-ES del IRS para calcular su obligación tributaria estimada. Tiene una hoja de trabajo y comprobantes de pago.
2) Realice un seguimiento de los gastos deducibles
Como contratista independiente, puede deducir los gastos comerciales que reducen su ingreso tributable. Las deducciones comunes son:
- Gastos de oficina en el hogar
- Gastos de viaje y kilometraje
- Facturas de Internet y teléfono
- Material y equipo de oficina
- Gastos de marketing y publicidad
Conserve los recibos y registros para respaldar estas deducciones en caso de una auditoría.
3) Impuestos de la Seguridad Social y Medicare
Como parte de su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, los contratistas independientes contribuyen a los impuestos de la Seguridad Social y Medicare. Para ello:
- Calcule sus ganancias netas utilizando el Anexo C (Ganancias o pérdidas del negocio).
- Aplique la tasa impositiva del 15,3 % para el trabajo por cuenta propia a sus ganancias netas.
4) Utilice el Anexo C
El Anexo C se utiliza para informar los ingresos y gastos de su negocio, incluido el trabajo por encargo como empresa unipersonal para los propietarios únicos. Es un formulario obligatorio para presentar impuestos como contratista independiente. El ingreso neto del Anexo C se incluye en su Formulario 1040 para calcular su ingreso tributable.
5) Presentar la declaración de impuestos anualmente
Además de los pagos trimestrales, los contratistas independientes deben presentar una declaración de impuestos anual antes del 15 de abril. La declaración incluye:
- Formulario 1040 para el impuesto sobre la renta individual.
- Anexo C para los ingresos y gastos comerciales.
- Anexo SE para calcular el impuesto sobre el trabajo autónomo.
Un software de impuestos o un contador profesional pueden facilitar esta tarea.
Fechas límite para la presentación de impuestos de los contratistas independientes
Si usted es un contratista independiente y espera adeudar $1,000 o más en impuestos durante el año, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) requiere que realice pagos de impuestos trimestrales, incluidos los créditos fiscales, en forma de pagos de impuestos estimados. Estos deben presentarse el:
- 15 de abril
- 15 de junio
- 15 de septiembre
- 15 de enero (del año siguiente).
Para las empresas que contratan contratistas independientes, existen plazos impositivos adicionales:
- Formulario 1099-NEC: Debe entregar este formulario a cada contratista antes del 31 de enero e informar cuánto les pagó durante el año anterior.
- Formulario 1096: Debe enviar este formulario de resumen junto con las copias físicas de los formularios 1099 al IRS antes del 28 de febrero (o el 31 de marzo si se presenta electrónicamente).
Para completar un formulario 1096, necesita el nombre legal del contratista y el número de identificación del contribuyente (TIN), que se encuentran en el formulario W-9. Es una buena idea obtener el formulario W-9 del contratista tan pronto como comience a trabajar con usted. El IRS recomienda conservar estos formularios en archivo durante al menos cuatro años.
Debe cumplir con estos plazos para evitar sancioneso intereses del IRS.
¿Cómo funcionan los impuestos de los contratistas independientes?
Veamos un ejemplo. Jane Doe es una diseñadora gráfica que trabajó con 5 pequeñas empresas diferentes en 2023. Cada uno de sus clientes le pagó directamente y al final del año recibió 5 formularios 1099-NEC. Su ingreso total para el año fue de $50,000.
Jane declarará su ingreso total de $50,000 en la Parte I del Anexo C.
En la Parte II del Anexo C, Jane deducirá sus gastos comerciales. Este es el desglose:
- Oficina en casa: Jane usa el 10% de su casa como oficina, por lo que puede deducir el 10% de sus facturas de alquiler, servicios públicos e Internet, que son $2000.
- Suscripciones de software: Gastó $1200 en software como Adobe Creative Cloud y Canva Pro.
- Material de oficina: Compró material de arte, papel y tinta de impresora por $500.
- Costos de marketing y sitio web: Gastó $1300 en publicidad de sus servicios y su sitio web de portafolio.
Sus gastos totales son $5000 ($2000 + $1200 + $500 + $1300). Ahora, Jane calcula su beneficio neto restando sus gastos de sus ingresos: $50,000 – $5,000 = $45,000. Luego, Jane va al Anexo SE para calcular su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.
La tasa de impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es del 15,3 %, por lo que Jane debe $45,000 x 15,3 % = $6,885.
Al igual que Bill, Jane puede deducir la parte equivalente al empleador de sus impuestos sobre el trabajo por cuenta propia, lo que reduce ligeramente su ingreso imponible cuando completa el Formulario 1040.
Dado que Jane debe más de $1,000 en impuestos sobre el trabajo por cuenta propia (y deberá más cuando calcule sus impuestos sobre la renta), debe realizar pagos de impuestos estimados trimestrales para evitar sanciones del IRS.
Ventajas y desventajas de ser un contratista independiente
Ser un contratista independiente tiene muchos beneficios, pero también algunos desafíos. Veamos los pros y los contras:
Pros
- Flexibilidad: Establece tu propio horario y elige proyectos que se adapten a tus habilidades e intereses.
- Mayor potencial de ingresos: Los contratistas suelen recibir salarios por hora más altos que los empleados.
- Deducciones fiscales: Reduce los ingresos imponibles con deducciones de gastos comerciales.
- Autonomía: Más control sobre tu entorno de trabajo y tus decisiones.
Contras
- Carga fiscal: Paga el impuesto sobre el trabajo autónomo completo, que puede ser mucho.
- Sin beneficios: Los contratistas independientes no obtienen beneficios para empleados como seguro médico, tiempo libre remunerado o jubilación. planes.
- Variabilidad de los ingresos: las ganancias pueden fluctuar significativamente según la demanda y la carga de trabajo de los clientes.
- Mantenimiento de registros: debe llevar un registro de los ingresos y los gastos para fines impositivos.
Entender estos pros y contras puede ayudarlo a decidir si el estilo de vida de contratista independiente se alinea con su carrera y sus objetivos financieros.
Conclusión
Los impuestos de contratista independiente en los Estados Unidos son complicados, pero factibles. Si conoce los formularios impositivos, los plazos y las deducciones comerciales de los **impuestos locales**, puede cumplir con las normas y reducir su obligación tributaria. Dado que la responsabilidad de administrar los impuestos recae sobre usted, una planificación y una organización adecuadas pueden hacer que la temporada de impuestos sea muy sencilla. Ya sea que sea un profesional independiente experimentado o nuevo en el mundo de los contratistas independientes, esta guía debería ayudarlo a navegar por los desafíos y los beneficios de los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia.
Si es un contratista independiente que busca asesoramiento fiscal especializado, visite APC1040 hoy mismo. Su equipo experimentado puede ayudarlo a cumplir con las normas, maximizar sus deducciones y hacer que la temporada de impuestos sea libre de estrés. ¡Deje que APC1040 se ocupe de las complejidades de sus impuestos para que usted pueda concentrarse en hacer crecer su negocio!