Conceptos básicos del plan responsable: una guía para propietarios de empresas
Como propietario de una pequeña empresa, lidiar con el cumplimiento y las regulaciones fiscales complejas puede resultar abrumador. Un aspecto importante que a menudo se pasa por alto es la implementación de un Plan Responsable. Esta poderosa herramienta puede agilizar los reembolsos de gastos y potencialmente reducir su carga fiscal. Este artículo completo profundizará en los entresijos de los planes de rendición de cuentas, su importancia para las pequeñas empresas y cómo implementarlos de manera efectiva, incluido cómo garantizar que los reembolsos no estén sujetos a impuestos sobre la nómina y sean deducibles de impuestos para los impuestos sobre la renta.
El cambio de paradigma: navegando por el terreno posterior a la TCJA
Antes de la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (TCJA), los empleados podían deducir los gastos relacionados con el trabajo no reembolsados por su empleador, incluidos los gastos de entretenimiento, si estos gastos excedían el 2% de su ingreso bruto ajustado. Sin embargo, la TCJA cambió esto suspendiendo estas deducciones hasta 2025 y redefiniendo la deducibilidad de los gastos comerciales, incluidos los gastos de entretenimiento, en su declaración de impuestos personal. Esto significa que los gastos de entretenimiento ya no son deducibles como tales según la TCJA. Dados los cambios, es importante que los dueños de negocios revisen sus planes de rendición de cuentas existentes y hagan los ajustes necesarios para cumplir con las nuevas regulaciones.
Para mitigar el impacto en los empleados, es fundamental implementar un plan de reembolso de gastos responsable. Esto le permite a su empresa deducir reembolsos (con algunas restricciones en los gastos de comidas) y al mismo tiempo mantenerlos libres de impuestos para los empleados a efectos fiscales. Sin tal plan, los reembolsos se gravarían como salarios adicionales, sometiendo a los empleados a impuestos sobre la renta y FICA. Además, la empresa tendría que pagar una asignación por estos reembolsos, lo que aumentaría la carga financiera de los gastos comerciales legítimos.
Comprensión del plan de rendición de cuentas: un punto de inflexión
Un plan de rendición de cuentas, en el contexto de una S-Corp, es un documento estratégico que describe objetivos específicos, asigna responsabilidades a miembros individuales del equipo o departamentos y establece métricas para medir el progreso. Actúa como una hoja de ruta, proporcionando un camino claro a seguir para la organización y al mismo tiempo garantiza que todos los miembros estén alineados con los objetivos de la empresa.
El Plan Responsable es una estructura crucial que cumple con los impuestos que permite a los empleados y propietarios de empresas solicitar el reembolso de gastos comerciales válidos pagados con fondos personales. Su importancia ha aumentado debido a la eliminación de la opción de deducir los gastos laborales no reembolsados en virtud de la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos de 2017.
A través de un Plan Responsable, las empresas garantizan que los reembolsos de gastos legítimos no cuenten como ingresos sujetos a impuestos para los empleados o propietarios. Esto agiliza las declaraciones de impuestos y beneficia tanto a la empresa como a sus partes interesadas al reducir la carga fiscal general.
Los tres tipos de gastos
Al hablar de planes contables, es esencial comprender las tres categorías generales de gastos:
100 % gastos comerciales
Es mejor pagar todos los gastos relacionados con la empresa, como material de oficina, publicidad o comidas de empresa, directamente desde las cuentas de la empresa. El uso de tarjetas de crédito personales para estos gastos puede crear problemas para realizar un seguimiento de los gastos, mezclar fondos personales y comerciales (lo que no le gusta al IRS) y podría causar problemas legales. Es importante llevar un libro o bitácora de contabilidad detallado para fundamentar estos gastos y diferenciarlos de los gastos personales.
Para mantener separadas las finanzas personales y comerciales, piense en usar tarjetas de crédito comerciales o cuentas bancarias para todos los gastos comerciales.
Gastos 100% personales
Los gastos personales, como membresías en gimnasios, aseo personal o suscripciones a entretenimiento, deben ser cubiertos por el individuo, no por la empresa. Es común utilizar accidentalmente una tarjeta de crédito comercial para gastos personales, pero es importante mantener las finanzas personales y comerciales separadas.
Si utiliza por error una cuenta comercial para gastos personales, transfiera rápidamente el dinero a su cuenta personal y pague desde allí.
Gastos de uso mixto
Los gastos de uso mixto, como los costos de la oficina en casa, las facturas de teléfonos celulares, los gastos de Internet y el kilometraje del vehículo, deben pagarse personalmente y luego la empresa los reembolsa según el porcentaje de uso comercial. Este enfoque se alinea con la forma en que los empleados de las grandes corporaciones generalmente reciben reembolsos por los gastos relacionados con el negocio incurridos a través de activos personales.
Sólo los gastos pagados personalmente con fines comerciales deben incluirse en el formulario de Reembolso y en la Hoja de Trabajo del Plan Responsable.
La piedra angular: los cuatro grandes
Entre la diversa gama de gastos de uso mixto, cuatro categorías se destacan como las más frecuentes y trascendentes:
Gastos de oficina en casa
si tu jaSi tienes una oficina en casa, es posible que recibas un reembolso según el espacio que ocupe en tu hogar. Por ejemplo, si su oficina en casa ocupa 144 pies cuadrados en una casa de 2500 pies cuadrados, su oficina representa aproximadamente el 5,8% del área total de su casa. Este porcentaje también puede ayudar a determinar la parte de los intereses de su hipoteca, impuestos a la propiedad, servicios públicos, costos de mantenimiento y reparación que se pueden reembolsar.
Asegúrese de comprender las reglas específicas para las deducciones por oficina central, como la regla de las 50 millas, las reglas de depreciación y las disposiciones de puerto seguro.
Gastos de telefonía móvil
Muchos propietarios de negocios dependen en gran medida de sus teléfonos celulares para las comunicaciones relacionadas con el trabajo, pero intentar deducir el 100% de los gastos del teléfono celular como gasto comercial puede resultar un desafío. Por ejemplo, cuando lo usas para enviar mensajes de texto sobre comestibles, ya no todo es negocio. Calcular el porcentaje de negocio exacto es una suposición. Afortunadamente, ya no tenemos que rastrear cada llamada, pero aún debemos explicar por qué pensamos, digamos, que el 75% del uso del teléfono es para negocios en lugar de solo el 40%. La clave es ser justo y razonable: es más probable que las autoridades acepten una cifra que parezca sensata.
Gastos de Internet
Los gastos de Internet generalmente se manejan de manera similar a los gastos de telefonía celular, y el reembolso se basa en el porcentaje estimado de uso comercial.
Kilometraje del vehículo
Si utiliza su vehículo personal para negocios, puede solicitar un reembolso mediante una tasa de kilometraje o un porcentaje de los gastos reales. Muchos vehículos operan a un costo inferior a la tarifa por kilometraje estándar, lo que puede crear una ventaja fiscal al deducir más de sus gastos reales en su declaración de impuestos comerciales.
Decidir si poseer su vehículo como activo comercial o como activo personal puede tener implicaciones fiscales sustanciales. Es fundamental consultar con un profesional para determinar el mejor enfoque para su situación específica.
Beneficios de un plan responsable
La implementación de un plan responsable ofrece numerosas ventajas tanto para los empleadores como para los empleados:
Para empleadores:
- Deducciones fiscales: los reembolsos realizados según un plan contable son gastos comerciales deducibles para el empleador, lo que reduce su obligación tributaria general.
- Cumplimiento: un plan responsable también ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas fiscales, lo que reduce el riesgo de sanciones y auditorías.
- Incentivo para empleados: al ofrecer reembolsos libres de impuestos, los empleadores pueden incentivar a los empleados para que persigan objetivos comerciales y promuevan una cultura de responsabilidad.
Para empleados:
- Reembolsos libres de impuestos: los empleados pueden recibir reembolsos por gastos comerciales válidos sin incurrir en impuestos adicionales, lo que aumenta efectivamente su salario neto.
- Informes simplificados: los empleados no necesitan informar los reembolsos recibidos bajo un plan contable en sus declaraciones de impuestos, lo que reduce la complejidad de la presentación de impuestos.
- Gestión de gastos: un plan responsable proporciona un marco estructurado para que los empleados realicen un seguimiento e informen de sus gastos comerciales, promoviendo la responsabilidad financiera.
Plazo Razonable para la Justificación y Reembolso
El concepto de “período razonable” es un aspecto crítico de un plan contable, que rige los plazos para la justificación de gastos y la devolución de reembolsos excedentes. Si bien el IRS ofrece cierta flexibilidad a este respecto, también ofrece dos métodos de puerto seguro para garantizar el cumplimiento:
- Método de fecha fija: los gastos deben adelantarse dentro de los 30 días posteriores a su realización y confirmarse dentro de los 60 días, y cualquier reembolso excedente también debe devolverse dentro de los 60 días.
- Método de declaración periódica: el empleador proporciona declaraciones trimestrales que muestran gastos no confirmados y los empleados tienen 120 días para confirmarlos o devolver cualquier reembolso adicional.
Los empleadores tienen la opción de utilizar estas pautas de puerto seguro o considerar los detalles de cada situación, siempre que mantengan registros cuidadosos y se ciñan a plazos razonables.
Implementación del plan responsable: paso a paso
Para implementar efectivamente un Plan Responsable en su negocio, siga estos pasos:
Adoptar una política de plan responsable
Adoptar formalmente una política de Plan Responsable a través de actas de reuniones corporativas o una resolución. Este documento debe describir los procedimientos y pautas para el reembolso de gastos. Incluye los tipos de gastos cubiertos, los requisitos de documentación y el proceso de reembolso.
Utilice la plantilla de plan responsable
Utilice un plan responsable específico Plantilla u Hoja de trabajo para realizar un seguimiento de los gastos de uso mixto que califican para reembolso. Complete esta hoja de trabajo con regularidad, como cada trimestre, para ayudar con una planificación fiscal precisa y mantener buenos registros.
Mantener la documentación adecuada
Conserve toda la documentación relevante, incluidos recibos, facturas, extractos de tarjetas de crédito y registros de gastos, para justificar los gastos enumerados en la Hoja de trabajo del plan contable. El mantenimiento de registros adecuado es crucial en caso de una auditoría del IRS.
Reembolsar gastos adecuadamente
Es mejor reembolsarse emitiendo un cheque o transfiriendo dinero de su cuenta comercial a su cuenta personal para cubrir los costos que califiquen. Esto mantiene su dinero personal y comercial separados, tal como lo reembolsaría un trabajo normal.
Alternativamente, puede reclasificar una parte de sus distribuciones como propietario o accionista como reembolsos de gastos elegibles, como alojamiento. Por ejemplo, supongamos que recibió $20 000 en distribuciones durante un trimestre pero tuvo $5000 en gastos reembolsables elegibles. En ese caso, puede reclasificar $15,000 como distribución y $5,000 como reembolso, lo que se convierte en un gasto comercial deducible.
Maximizar los beneficios de un plan responsable
Implementar un Plan Responsable no solo simplifica su proceso de declaración de impuestos sino que también ofrece varios beneficios adicionales:
- Ahorro fiscal: al deducir adecuadamente los gastos comerciales elegibles a través del Plan Responsable, puede reducir su carga fiscal general.
- Mantenimiento de registros mejorado: el marco del Plan Responsable fomenta el mantenimiento de registros y la documentación meticulosos. Esto puede ser invaluable en caso de una disputa legal o una auditoría del IRS.
- Separación de las finanzas personales y comerciales: al mantener las finanzas personales y comerciales separadas a través del Plan Responsable, usted refuerza la distinción legal entre usted y su empresa. Esto podría reducir potencialmente la responsabilidad personal en situaciones legales.
- Oportunidades de planificación fiscal: la presentación periódica de reembolsos del Plan Responsable puede facilitar una planificación fiscal más precisa durante todo el año, reduciendo la probabilidad de sorpresas durante la preparación de impuestos.
Procedimientos de reembolso elegantes
El método de reembolso preferido se alinea con las recomendaciones del IRS y defiende la separación entre la empresa y sus propietarios. En este enfoque, la empresa emite un cheque o inicia una transferencia desde su cuenta corriente a la cuenta corriente personal del propietario, reflejando el proceso empleado por los empleadores externos.
Alternativamente, un método menos elegante pero aceptable implica reclasificar las distribuciones a propietarios o accionistas como reembolsos a los empleados. Por ejemplo, si un propietario sacó $20,000 en distribuciones en un trimestre pero tenía $5,000 en gastos elegibles para reembolso, la distribución de $20,000 se cambiaría a una distribución de $15,000 y un reembolso de $5,000. La parte del reembolso se convierte en un gasto comercial deducible y no está sujeta a impuestos para el propietario.
Aprovechando la asistencia profesional
Implementar un plan responsable puede parecer abrumador, pero buscar orientación profesional puede hacerlo más fácil y garantizar el cumplimiento de las regulaciones. Los expertos en impuestos y los contadores públicos certificados (CPA) pueden brindar valiosos consejos, crear los documentos necesarios y brindar consultas para cualquier pregunta o inquietud.
Al adoptar un Plan Responsable, las empresas pueden agilizar sus procedimientos de reembolso y disfrutar de importantes ventajas fiscales, promoviendo una mejor transparencia y eficiencia en la gestión financiera. Invierta hoy en este enfoque inteligente para crear un entorno empresarial floreciente y optimizado desde el punto de vista fiscal.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un plan responsable y cómo beneficia a los empleados?
Un plan responsable es un plan de reembolso que cumple con los requisitos del IRS para gastos comerciales. Beneficia a los empleados al permitirles recibir reembolsos por gastos comerciales válidos libres de impuestos, promoviendo la transparencia y la confianza entre el empleador y el empleado.
¿En qué se diferencia un plan contable de un plan no contable?
Un plan responsable requiere que los empleados informen los gastos de reembolso con recibos detallados y devuelvan cualquier exceso de fondos. Por el contrario, un plan no contable no requiere un seguimiento de los gastos ni el reembolso del dinero sobrante, pero es un ingreso sujeto a impuestos para los empleados.
¿Cuáles son los requisitos para que un plan califique como plan responsable?
Para que un plan califique como plan responsable, debe exigir que los empleados justifiquen los gastos, devuelvan los reembolsos excesivos y solo reclamen los gastos.Tiene una conexión comercial. Además, las pautas del plan deben constar por escrito y no ofrecer pagos como anticipos o asignaciones.
¿Existen limitaciones en los tipos de gastos que se pueden cubrir con un plan responsable?
Sí, los planes contables tienen restricciones de gastos. Deben estar relacionados con el trabajo, estar adecuadamente documentados y ser incurridos en el desempeño de servicios como empleado. Los gastos personales o aquellos que carezcan de justificación adecuada no pueden ser cubiertos bajo planes contables para mantener el cumplimiento y la transparencia tributaria.
¿Cómo pueden los empleados presentar los gastos según un plan contable y qué documentación se requiere?
Según un plan contable, los empleados deben presentar informes de gastos que detallen la naturaleza de los gastos, la fecha, el monto y el propósito comercial. Por lo general, se requieren recibos para los gastos que exceden un cierto umbral. Esta documentación es crucial para garantizar que los gastos sean legítimos y cumplan con las regulaciones del IRS.
Conclusión
En conclusión, implementar un Plan Responsable no es sólo una estrategia tributaria; es un aspecto fundamental de la gestión financiera responsable para los dueños de negocios. Al adoptar este marco, no solo agiliza los reembolsos de gastos, sino que también desbloquea importantes ahorros fiscales y, al mismo tiempo, garantiza el cumplimiento de las regulaciones del IRS.
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